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Al momento del lancio di Italia 2009, all'inizio dello scorso anno, Poste Italiane dichiarò chiaramente che il Festival sarebbe stato allestito mettendo in campo una struttura organizzativa essenziale, priva delle solite commissioni incaricate dei vari aspetti della manifestazione e di uno staff dedicato. Le attività sarebbero state svolte dai componenti del Comitato Organizzatore o da loro collaboratori, in aggiunta alle loro normali attività giornaliere.
Il punto è che Poste Italiane ha la sua sede a Roma, il Commissario Generale a Rimini e i suoi due assistenti rispettivamente a Segrate (Milano) e Lido di Venezia. Sin dall'inizio essi hanno dovuto interfacciarsi con le varie organizzazioni filateliche internazionali, le circa 45 federazioni nazionali ed i loro commissari nonché, in un momento successivo, i circa 45 giurati. Tutte queste persone costituiscono una rete virtuale che necessita un sistema di comunicazione condiviso: la soluzione ottimale è stata di sfruttare le possibilità offerte dalle tecnologie informatiche. Le applicazioni utilizzate a supporto di precedenti esposizioni internazionali presentavano invece un data base centralizzato, disponibile solo a chi operava localmente. Per Italia 2009 è stato fondamentale il ricorso a Internet, sì da consentire ad ogni utente della rete di svolgere il proprio compito secondo il ruolo ricoperto nell'organizzazione, immettendo e gestendo i dati di cui è responsabile ed avendo a disposizione i dati disponibili all'intera rete secondo le esigenze del compito a lui assegnato.
Le applicazioni di home banking o di commercio elettronico stanno guadagnando popolarità: nel mondo filatelico un numero crescente di filatelisti partecipano alle aste o acquistano francobolli e altri pezzi filatelici su Internet. Per questo abbiamo deciso di allestire un sito web per gestire le operazioni della mostra. In aggiunta alle solite informazioni disponibili su siti analoghi, come bollettini, moduli per l'iscrizione, informazioni su commissari e giurati, programmi, e così via, il sito ha un'area riservata a commissari, giurati e membri dello staff che svolgono le operazioni di propria competenza.

L'architettura di IEMS non è stata disegnata in dettaglio sin dall'inizio: quando ci siamo incontrarti per la prima volta, all'inizio di Agosto 2008, ci siamo limitati a tracciare lo schema generale di ciò che avevamo bisogno per concentrarci invece sullo sviluppo del primo processo che abbiamo poi testato prima da soli e poi con l'aiuto di alcuni volonterosi commissari. Avevamo il riferimento di Italia 98, in cui un particolare software ci aveva consentito di gestire le partecipazioni secondo concetti innovativi. Quell'esperienza è stata importante per progettare un buon data base sin dall'inizio, senza doverlo rivedere per apportare modifiche sostanziali allo stesso e per adeguarlo alle esigenze dei processi successivi. Abbiamo così progettato e sviluppato questi processi, uno alla volta, tenendo conto anche delle nuove idee elaborate nel frattempo.

Il profilo degli utenti
Le persone che hanno ricevuto l'identificativo utente e la password richiesti per accedere all'area riservata sono state 110. I loro ruoli sono stati definiti in base ai compiti assegnati:
- Commissario Generale e i suoi assistenti
- Staff del Commissario Generale (persone a suo supporto, ad esempio persone coinvolte nel test dei flussi, membri del comitato di selezione)
- Commissari Nazionali
- Osservatori (Consulente FEPA, Vice Commissario Generale, alcuni membri dello staff di Poste Italiane )
- Presidente della Commissione FIP per la Lotta alle Falsificazioni
- Segretario della Giuria e responsabile del supporto informatico
- Giurati
- Personale di Poste Italiane incaricato della fatturazione delle quote di partecipazione
- Personale di Poste Italiane incaricato al ricevimento delle partecipazioni
- Addetti alla Bin room.
Sarebbe stato possibile coinvolgere anche i fornitori incaricati di particolari attività (agenzia viaggi, gestione eventi, spedizioniere, ecc), ma per motivi di sicurezza informatica sono stati loro messi a disposizione unicamente dei file estratti dal sistema.
I dati sono stati caricati solo una volta, da chi abilitato al processo di caricamento, al fine di evitare errori, anche quelli in scrittura. Ci siamo dati l'obiettivo di ottenere dati puliti, dal momento che gli stessi sarebbero stati la base per ogni processo successivo.

Commissari e Giurati
A Commissari e Giurati è stato richiesto di creare il proprio profilo, immettendo ed aggiornando i propri dati personali e quelli del loro accompagnatore, la foto, i piani di viaggio e i dati per richiedere il visto, se necessario.

Per ogni variazione il Commissario Generale ha ricevuto un messaggio automatico informandolo delle modifiche/integrazioni.
Questi dati sono stati utilizzati per l'emissione e l'invio dei biglietti di viaggio ai giurati, pianificare il ricevimento dei giurati e dei commissari all'aeroporto, effettuare le prenotazioni alberghiere, inoltrare le richieste per i visti, concordare le procedure doganali e il supporto all'espletamento delle medesime all'arrivo.

Iscrizione delle partecipazioni
I moduli cartacei sono stati distribuiti insieme con il Bolletino N.1 ed entrambi sono stati inseriti sul sito di Italia 2009 in formato scaricabile.
I Commissari Nazionali, una volta ricevute le domande dai loro collezionisti, hanno immesso i dati sul sistema. La quantità dei dati richiesti è stata ridotta al minimo: ad esempio, i dati per il catalogo sono stati richiesti solo successivamente e solo per le collezioni accettate, dato che ci aspettavamo una domanda ben superiore alla disponibilità di quadri. L'immissione dei dati è stata facilitata mediante tendine di selezione con dati predefiniti (es. lista dei paesi e delle precedenti esposizioni sia FIP che continentali) e verificando ciò che veniva inserito in alcuni campi (es. il formato dell'indirizzo di posta elettronica): in tal modo, gli errori sono stati ridotti al minimo. Non abbiamo preso in considerazione il numero di quadri dato che in linea di principio esso deriva automaticamente dai risultati conseguiti alle esposizioni precedenti.
I Commissari hanno potuto riesaminare ed aggiornare i moduli di iscrizione, nonché estrarre i dati sotto forma di foglio elettronico di calcolo. Sin dal primo accesso i Commissari hanno ricevuto un report settimanale, inviato automaticamente dal sistema ogni domenica notte, con l'elenco delle modifiche da loro inserite o intervenute a seguito dei controlli del Commissario Generale. Tutte le modifiche sono state memorizzate in un "file storico" facilmente interrogabile in caso di necessità.

Convalida delle domande
Il Commissario Generale ha esaminato tutte le domande interpellando i singoli Commissari in caso di dubbi o di anomalie. Alcune di esse sono state respinte in quanto non conformi, come quelle relative a partecipazioni di interi postali, la cui classe non è presente ad Italia 2009.
Ciascuna domanda è stata contrassegnata da uno "status" in relazione alla sua particolare condizione, ad es. "da verificare", "verificata", "da integrare", "respinta", "accettata", "in lista d'attesa".

La qualificazione delle partecipazioni è stata verificata sugli elenchi dei risultati messi a disposizione dalla FIP e dalla FEPA, ma tale verifica è stata alquanto rapida dato che i Commissari nazionali avevano già filtrato le domande in questo senso.
Uno "status" particolare è stato utilizzato per contrassegnare quelle partecipazioni che avrebbero dovuto presentare dei certificati peritali a seguito dell'esame effettuato in mostre precedenti. Grazie alla collaborazione di James van der Linden e Tay Peng Hian, che hanno esaminato l'elenco delle domande pervenute, abbiamo rilevato che solo tre di esse ricadevano in questo status; ai commissari interessati è stata richiesta la relativa documentazione. Il sistema avrebbe comunque permesso di gestire un controllo diretto, via Internet, da parte del presidente della commissione FIP interessata.

Selezione
Particolari elenchi ricavati dal sistema sono stati messi a disposizione di tutti i componenti del comitato di selezione, per via elettronica, in modo che gli stessi effettuassero le proprie scelte senza ricorrere a documenti cartacei. Su richiesta, alcuni di loro hanno potuto accedere direttamente al sistema, per esaminare in modo completo le varie domande.
Al termine di questo esame è stato inviato, tramite posta elettronica, un prospetto a ciascun Commissario con una proposta di selezione delle domande, invitandolo a suggerire eventuali alternative o modifiche. Dopo le verifiche del Commissario è stata effettuata la selezione definitiva, trasformando le domande in "partecipazioni", ed assegnando a ciascuna di esse il numero di quadri spettante in base ai risultati precedenti.
Il sistema ha quindi elaborato l'elenco delle partecipazioni accettate che è stato pubblicato sul Bollettino N. 2 e sul sito di Italia 2009.

Conferma di accettazione
I dati inseriti nelle domande di partecipazione sono stati quindi integrati con la compilazione di un nuovo modulo "Final Entry Form" attraverso il quale ciascun espositore ha tra l'altro confermato la propria partecipazione.

Il sistema ha messo a disposizione di ciascun Commissario una cartella elettronica (folder) con le Final Entry Forms degli espositori accettati. Il modulo riportava i dati precedentemente immessi dal Commissario, nonché un numero di nuovi campi da riempire; ciò ha permesso di controllare ancora una volta l'esattezza dei dati inizialmente inseriti e provvedere ad eventuali modifiche.
Agli espositori accettati è stato richiesto di produrre in formato elettronico il piano/pagina introduttiva, una breve descrizione della partecipazione per il catalogo, la foto di un pezzo significativo e la relativa didascalia; i Commissari hanno caricato questi file nel sistema che li ha salvati creando una cartella personale per ciascuna partecipazione; in alcuni casi, i Commissari hanno in seguito aggiornato la documentazione elettronica con versioni più recenti.

Il modulo Final Entry Form ha richiesto anche alcuni dati per la pianificazione di Italia 2009. Abbiamo così potuto apprendere, tre mesi prima della manifestazione, quanti espositori avevano intenzione di venire a Roma e quanti biglietti ci sarebbero stati richiesti per il Palmarès. Questo input ci ha suggerito di spostare la sede del Palmares, dato che quella prescelta inizialmente non avrebbe potuto ospitare tutti gli interessati.
Infine agli espositori è stato chiesto di inserire la modalità di spedizione prescelta, al fine di allertare il nostro spedizioniere.

Allocazione dei quadri
L'elenco elettronico delle partecipazioni è stato estremamente utile dapprima per mettere in sequenza le medesime secondo i criteri adottati nelle rispettive classi, e poi per definire la loro allocazione fisica sui quadri considerando le particolari caratteristiche ed i vincoli del Palazzo dei Congressi.
Queste attività sono state svolte con la collaborazione del Segretario della Giuria, un altro utente chiave del sistema.

Billing
Tramite le Final Entry Forms abbiamo raccolto anche alcuni dati amministrativi necessari a Poste Italiane per emettere la fattura per la quota di partecipazione. Un modulo specifico di IEMS gestisce le attività di fatturazione e di gestione contabile dei pagamenti. Formalmente, le fatture sono state emesse e memorizzate negli archivi del sistema gestionale di Poste Italiane, ma il modulo di IEMS ha consentito ai Commissari di tracciare le transazioni in modo meno complesso del sistema principale.

Consegna e Ricevimento - Gestione Bin Room
I Commissari hanno inoltre fornito dati dettagliati sulla spedizione delle partecipazioni che, unitamente a quelli immessi dai singoli espositori, incluso il valore della partecipazione, sono risultati utili per lo spedizioniere, gli uffici doganali e gli stessi Commissari, che hanno così potuto ricevere una dichiarazione del Commissario Generale attestante la loro funzione ed il contenuto delle collezioni portate o spedite dai medesimi.
Le inventory list e le buste per i fogli sono state personalizzate con etichette dotate di codice a barre, generate automaticamente da IEMS, ed inviate ai singoli partecipanti: questa innovazione mira a velocizzare e tenere sotto controllo le operazioni di ricevimento, immagazzinamento, montaggio/smontaggio e riconsegna delle partecipazioni.

Le pubblicazioni della classe "letteratura filatelica" sono state registrate sul sistema, e sulla copertina di ciascuna è stata apposta un'etichetta con codice a barre per la tracciabilità elettronica dell'opera. Naturalmente anche queste attività sono state svolte utilizzando IEMS tramite Internet.
I Commissari hanno potuto controllare direttamente su IEMS se le loro pubblicazioni fossero arrivate o meno a destinazione.
Gli addetti alla Bin Room, utilizzando appositi lettori di codici a barre, inseriscono automaticamente i dati della partecipazione e la caricano nel magazzino della Bin Room, provvedendo alla stampa della ricevuta per il Commissario.

I gruppi di montaggio ricevono le partecipazioni secondo un piano elaborato estraendo i dati di consegna e leggono il relativo codice a barre. Al ritorno delle buste vuote, vengono nuovamente letti i bar code e la partecipazione appare nel sistema come "montata".
Analoghe attività vengono svolte al termine della manifestazione, per lo smontaggio e la consegna ai Commissari, o per rispedire le collezioni.

Input per il Catalogo
Il sistema ha fornito una cospicua mole di informazioni per il catalogo, come l'elenco dei Commissari e dei Giurati, l'elenco delle partecipazioni per classe e la documentazione elettronica fornita dagli espositori.

Preparazione delle attività della Giuria
A ciascun giurato è stata messa a disposizione una cartella da scaricare sul proprio computer, con tutti i piani/pagine introduttive della partecipazioni a lui assegnate. Abbiamo distribuito 345 documenti su 346 partecipazioni, anche grazie ad un particolare controllo del sistema che ci ha consentito di individuare i mancanti.
Infine un estratto dei dati è stato caricato sul programma applicativo sviluppato per London 2010 da Chris King che opera quale assistente della nostra Giuria. Non abbiamo voluto reinventare la ruota e la combinazione dei nostri due sistemi crea un riferimento su come usare la tecnologia più avanzata per gestire le esposizioni future.
I dati per produrre il libretto del Palmarès, i diplomi e ogni altro elenco saranno ricavati in questo modo; un apposito file sarà poi caricato su IEMS per allestire l'elenco delle medaglie, dei premi speciali e di altri oggetti ai Commissari.

Conclusione
Siamo molto soddisfatti per i risultati forniti dal sistema e siamo lusingati per i commenti ricevuti. Siamo consci di aver costruito IEMS da zero, attraverso un naturale processo di apprendimento, e di aver trascurato altre idee per rimanere con i piedi per terra. Ci spiace di aver chiesto un grosso sforzo ad alcuni commissari e giurati che hanno avuto qualche difficoltà a causa della scarsa familiarità con il computer: tuttavia ogni problema è stato risolto grazie all'aiuto di qualche amico e al nostro supporto.

GIANCARLO MOROLLI
MARCO OCCHIPINTI

Giancarlo Morolli ha progettato i processi di IEMS e l'architettura software grazie alla sua quarantennale esperienza sia nelle esposizioni filateliche internazionali che nelle tecnologie informatiche, sviluppo applicativo e consulenza direzionale.

Marco Occhipinti, filatelista che svolge attività professionale come sviluppatore web, ha collaborato nella progettazione e ha sviluppato tutti i moduli di IEMS. Si è fatto anche carico di approntare e coadiuvare le principali utenze a Roma.